Reeglid ja rutiinid

IKT doktorikooli vahendite kasutamine on piiratud üsna karmide bürokraatiareeglitega, mis on dikteeritud projekti rahastaja poolt. Alljärgnevas mõned olulisemad punktid.

Koolide ja välislektorite kursuste läbiviimine

• Iga koolipäeva/kursuse tunni kohta tuleb pidada osavõtjate allkirjadega osavõtunimekirja.
• Laual peavad olema ELi ja Eesti lipud.
• Rahastaja armastab fotosid, kus on näha lektorid, osavõtjad, lipud.
• Arhiveerida jaotusmaterjalid.
• Osavõtjate nimekirjadel ja jaotusmaterjalidel tuleb näidata ELi/RAKi kaksiklogo (nagu selle lehe allservas). Sama peab paistma kooli/kursuse veebilehel.
• Halba ei tee tagasisideküsitlusleht.

Mobiilsuste lähetused

Lähetused tuleb kooskõlastada juhendaja/instituudi juhataja ning DK koordinaatoriga (Sirje Lemming, Kairit Ahman, Katja Beloussova).

Kehtivad tavalised töölähetuse kulude hüvitiste ja päevarahade määrad ja maksmise tingimused ja kord (kehtiv VV määrus) ning TTÜ, TÜ sisemised reeglid.

Ent lisaks kehtivad veel alljärgnevad Innove reeglid.

• (koordinaatoritele:) kõik kulud esitatakse väljamakse taotlusse siis, kui lähetus on toimunud. See puudutab ka osavõtutasusid ja lennupileteid, mida üldjuhul tasutakse varem või eraldi kuludokumendiga. Ka viimatinimetatud kulud palume lisada lähetuse aruandele peale lähetuse toimumist;
• kõigile lähetuse aruandele lisatud piletitele või arvetele palume lisada lähetava asutuse rekvisiidid - nime ja aadressi (nt TTÜ puhul siis: TTÜ, Ehitajate tee 5, 19086 Tallinn). Kui tegemist on pardakaardiga, siis rekvisiite lisada ei ole vaja;
• majutusarvetel peab olema näha, kes ööbis;
• kui lähetuses olles ostetakse kohapealse transpordi grupipilet, siis grupipiletist tasutakse vaid proportsioon hinnast või juhul, kui tasutakse mitme projektiga seotud inimese eest, lisada inimeste nimed;
• lähetusele lisatud tegevusaruandest peab olema näha otsene seotus projektiga, muul juhul ei saa seda lähetust abikõlbliku kuluna käsitleda;
• konverentsidel, seminaridel osalemisel lisage lähetusdokumentidele palun ürituse kava;
• projekti raames saab abikõlblikuks lugeda vaid projektis töölepingu alusel töötavate inimeste lähetusi. Organisatsioonis töölepinguga töötava, kuid projektiga mitte seotud töötaja lähetus on abikõlblik vaid väga hea põhjenduse korral ning juhul, kui lähetus on otseselt ja ainult projektiga seotud.

Publikatsioonid

Kui konverentsile sõidetakse DK projekti toel, tuleks see publikatsiooni tänude lõigus ära märkida, nt nii: "The author's participation at the conference was paid by the Estonian Doctoral School in ICT" (või pikemalt "by the Doctoral School in ICT of Measure 1.1. of the Estonian NDP for the Implementation of the European SF").